Office Manager
Onze Officemanager is de 'backbone' van het bedrijf en zorgt in die rol proactief en zelfstandig voor het mogelijk maken van ons werk. Je bent het centrale aanspreekpunt op kantoor en helpt mee in zowel de interne organisatie als in de opdrachten met klanten. De Officemanager werkt nauw samen met de verantwoordelijke MT-leden voor de verschillende interne onderdelen (interne organisatie, personeel en finance).
Wie zijn wij?
&FLUENCE is een adviesbureau in Den Haag dat zich richt op onderhandelen, dialoog en strategische communicatie.
Wat ga je doen?
Het functieprofiel van onze Officemanager bestaat uit de drie pijlers: interne organisatie, personeel en finance.
Interne Organisatie
· Je bent de bestuursondersteuner van het MT en ook aanwezig bij de wekelijkse MT-vergaderingen. Als directe ondersteuning ontzorg jij hen door taken uit handen te nemen en ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer en het inplannen van afspraken. Ook denk je actief mee over de ontwikkelingen van &FLUENCE en waar kansen of verbeterpunten liggen.
· Je maakt de jaarplanning (inclusief vakanties) en signaleert hierbij vroegtijdig pieken en dalen in de werkdruk. Ook help je mee met het plannen en organiseren van de interne strategiedagen en personeelsuitjes, zoals de wintersport en het kerstfeest!
· Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor derden die nodig zijn voor het werk met onze klanten (zoals cateraar, reisbureau, externe locaties, etc.) en de facilitaire zaken voor kantoor (zoals eventuele reparaties of de parkeerplekken).
· Ook ben je verantwoordelijk voor een representatieve omgeving waarin iedereen prettig kan werken. Hierbij coördineer je de afstemming met de schoonmakers, de bestellingen van de boodschappen, een warm ontvangst van onze gasten en andere taken. Dit hoef je niet allemaal zelf te doen, maar we verwachten wel dat je de regie voert dat dit goed en tijdig gebeurt.
Personeel
· Je bent vertrouwenspersoon voor de collega’s, bij wie zij zich op hun gemak voelen en laagdrempelig langs komen voor een praatje. Je zorgt voor een fijne werksfeer op kantoor en houdt de sociale cohesie in de gaten, bijvoorbeeld door afentoe een borreltje of lunch voor kantoor te organiseren.
· Je ondersteunt onze People Lead in de ontwikkelgesprekken van collega’s. Hierbij denk je actief mee over de ontwikkeling van (junior) consultants, zowel on the job als tijdens formele ontwikkelingsgesprekken.
· Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van ons onboarding programma voor nieuwe collega’s. Dit doe je ook voor de offboarding, zoals het organiseren van afscheidsborrels en inname van kantoorspullen.
Finance
· Je ondersteunt onze Managing Director bij de financiën. Zo boek je binnenkomende facturen in ons online facturatiesysteem in en zet je betalingen die gedaan moeten worden klaar.
· Je bent verantwoordelijk voor de facturatie richting onze klanten voor het werk en de diensten die we hebben verleend.
· De komende jaren zullen we steeds groter worden. Je denkt daarom actief mee over het stroomlijnen van interne processen, zodat we – nu en in de toekomst- gestructureerd kunnen blijven werken.
Wat kun je van ons verwachten?
• We doen je graag een passend salarisaanbod op basis van jouw ervaring en kennis
• Vakantiedagen en vakantietoeslag van 8%
• Mogelijkheid tot pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding, een telefoon en laptop
• Mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• Jaarlijkse ski-trip, midzomerweekend, kerstfeest en gezellige borrels op kantoor!
Voor vragen, neem contact op met Danique Reidsma.